ToDoをミニマルに。

仕事していると、今何をするために立ち上がったのかわからなくなる瞬間がなかなかの確率で訪れるアキラです。

タスク管理をスマートにしたい

長年の夢です。

少し前までは測量野帳で、最近evernoteを使っています。

使い方は単純、やるべきことをcheckリストをひたすら作って潰します。

そこはかとない不安

そんなタスク管理ですが、不安がありました。

緊急や急ぎで舞い込んだ作業を忘れないようにリストに足して、定例業務は納期があるから進めて、メールが来たら返事して‥

いつもリスクは膨大で、やらなければいけないテーマに対して全く進捗がありません。

出会った一冊

そんなとき、ジャケット買いした一冊。

仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則・完全版

Do It Tomorrow!に惹かれました。

明日やろう！

内容抜粋

基本の考え方は、「明日する」ということ。

その日届いた郵便も、メールも、電話も、全部明日。

その日やるのは、

1. 進めているプロジェクト
2. 昨日の電話や書類の対応
3. 突発で、解決しなければトラブルや支障が出るもの

といった感じ。

ほかにもポイントは、

1. 時間を決めて取り組み、時間がきたらやめる
2. システムを決めて取り組んで、うまくいかないときはシステムを見直す
3. 思いついたことは明日のリストに書いて、明日する

などなど。

文字にすると簡単ですが、いざ実行するのは少し勇気がいりました。

何より印象的だったのは、closedリスト。

ToDoリストのようにオープンで都度増えるものではなく、「今日すべきことはこれだけ」と締め切りをあらかじめつけたリストです。

どうしてもその日に対応が必要なトラブルもあり得るので、その場合は追加であるとわかるようにリストへ。

やってみた感想

こんな管理になりました。

first taskは、今一番大事なプロジェクト。

かならず、始業時に何をおいても5分は考えることが鉄則とのこと。

everydayは、毎日かならず行うタスクです。

そして、今日すべきToday。

＊-＊-＊-＊   で区切った下が、急遽追加したタスクという並びです。

後は先々にすべきことですね。

たしかに、今日の書類やメールを明日に丸投げしてやるべきことだけやると、効率が上がります。

まだ一度読んだだけなので、読み返してより良いタスク管理を身に付けたいです。